Fotograaf inhuren: zo doe je dat in 9 stappen

Zo pak je het aan als je een fotograaf wilt inhuren

Een fotograaf inhuren voor je bruiloft, je bedrijf of een gezinsshoot doe je niet elke week. Daardoor weet je vaak niet goed waar je moet beginnen. Wat vraag je? Wat leg je vast? En wat als er iets misgaat? In deze gids lopen we het hele traject door. Van je eerste idee tot de foto's op je schijf.

Stap 1: bepaal eerst wat je wilt

Voordat je een fotograaf gaat zoeken, maak je je eigen wensen helder. Dat scheelt veel heen en weer mailen.

Stel jezelf deze vragen:

• Waarvoor zijn de foto's? Een fotoalbum thuis vraagt iets anders dan beelden voor je website of een advertentie.
• Wanneer en waar? Noteer de datum, de tijd en de locatie. Is er een reservedatum?
• Hoe lang? Een uur portretten of een hele dag reportage.
• Welke stijl? Licht en luchtig, of juist donker en sfeervol. Bewaar een paar voorbeelden die je mooi vindt.
• Wat wil je ontvangen? Hoeveel bewerkte foto's ongeveer, digitaal of ook afdrukken.

Met deze lijst kun je straks fotografen eerlijk met elkaar vergelijken.

Stap 2: zoek een fotograaf die bij je opdracht past

Fotografen hebben vaak een specialisme. Wie trouwt, zoekt iemand die bruiloften gewend is. Voor een nieuwe website heb je meer aan iemand die producten of mensen op de werkvloer fotografeert. Kijk dus eerst naar de soort fotografie. Je kunt bijvoorbeeld gericht een bruidsfotograaf vinden, een portretfotograaf vinden of een productfotograaf vinden.

Op FotograafGezocht.org heb je twee manieren om een fotograaf te zoeken. Je kunt zelf profielen van fotografen bekijken. Of je plaatst gratis een opdracht met je wensen uit stap 1, zodat fotografen kunnen reageren. Hoe dat precies werkt, lees je op de pagina Hoe werkt het?.

Stap 3: beoordeel het portfolio met een kritische blik

Een portfolio laat het beste werk zien. Dat is logisch, maar het zegt niet alles. Let daarom op:

• Consistentie. Zijn de foto's van een vergelijkbare kwaliteit, of springen er een paar uit?
• Vergelijkbare opdrachten. Heeft de fotograaf al eens iets gedaan dat op jouw opdracht lijkt?
• Een complete serie. Vraag bij een bruiloft of evenement om een volledige galerij van één opdracht. Dan zie je ook de minder spectaculaire momenten.
• Lastig licht. Hoe zien foto's binnen, bij schemer of in een drukke zaal eruit?

Stap 4: check of het bedrijf bestaat

Een kleine check geeft rust. Volgens de KVK heeft een KVK-nummer acht cijfers en moet een onderneming het vermelden op onder meer offertes, facturen en de website. Basisinformatie zoals het KVK-nummer en de handelsnaam kun je gratis opzoeken in het Handelsregister. Klopt de naam op de offerte met wat je daar vindt? Dan weet je met wie je zaken doet.

Stap 5: plan een kennismaking

Een gesprek, bellen of videobellen, vertelt je veel. Voel je je op je gemak bij deze persoon? Dat zie je later terug in de foto's. Goede vragen voor de kennismaking:

• Ben je op mijn datum beschikbaar?
• Hoe werk je op de dag zelf? Regisseer je veel, of kijk je vooral toe?
• Hoeveel foto's lever je ongeveer en wanneer?
• Wat gebeurt er als je ziek wordt?
• Wat is de afspraak als ik moet annuleren?
• Mag je mijn foto's in je portfolio of op social media gebruiken?

Schrijf de antwoorden op. Ze komen in de volgende stap terug.

Stap 6: leg de afspraken vast in de offerte

Hier gaat het vaak mis. Niet omdat iemand kwade bedoelingen heeft, maar omdat dingen niet zijn opgeschreven. Zorg dat deze punten in de offerte of opdrachtbevestiging staan.

Wat bepaalt de prijs

De prijs hangt af van de tijd op locatie, de reistijd, het bewerken achteraf, het aantal foto's en wat je met de foto's mag doen. Let ook op de btw. Volgens de ACM moet een prijs voor consumenten inclusief btw en bijkomende kosten zijn. Die regel geldt voor verkoop aan consumenten. Ben je een bedrijf, vraag dan of de prijs inclusief of exclusief btw is.

Hoeveel btw is het? De KVK schrijft voor startende fotografen dat voor foto's die gedrukt of digitaal worden opgeleverd het hoge tarief van 21% geldt. Levert de fotograaf ze op als fotoalbum, dan geldt het lage tarief van 9%. Zie je helemaal geen btw op de offerte? Dan kan de fotograaf meedoen aan de kleineondernemersregeling van de Belastingdienst. Wie meedoet, mag geen btw berekenen.

Wat je met de foto's mag doen

Volgens de Auteurswet heeft de maker van een werk het auteursrecht. Bij foto's is dat de fotograaf. Ook als jij betaalt, blijft het auteursrecht bij de fotograaf, tenzij je schriftelijk afspreekt dat het wordt overgedragen. Jij krijgt toestemming om de foto's te gebruiken: een licentie.

Spreek daarom af waarvoor je de foto's mag gebruiken. Alleen privé? Ook op je website, in een folder of in een advertentie? Voor hoe lang? Ondernemersplein legt uit dat een exclusieve licentie schriftelijk moet worden vastgelegd. Een niet-exclusieve licentie mag ook mondeling, maar op papier voorkom je discussie.

Een voorbeeld zijn de algemene voorwaarden van DuPho, een beroepsvereniging van fotografen. Daarin staat dat als er niets is afgesproken, de licentie nooit meer omvat dan eenmalig gebruik voor het bedoelde doel. Een reden te meer om het gebruik concreet te benoemen. Dezelfde voorwaarden vragen om bij elk gebruik de naam van de fotograaf duidelijk te vermelden. Lees dus altijd de voorwaarden die bij jouw offerte horen.

Portfolio en portretrecht

Sta jij of staat je gezin op de foto's, en heb je de fotograaf zelf ingehuurd? Dan zegt artikel 20 van de Auteurswet dat de fotograaf de portretten niet zomaar openbaar mag maken zonder jouw toestemming, tenzij je samen iets anders afspreekt. Staan er meerdere mensen op één foto, dan is de toestemming van iedereen nodig. Let op: volgens de DuPho-voorwaarden sluit zelfs een exclusieve licentie niet uit dat de fotograaf de foto's gebruikt voor het eigen portfolio en eigen promotie. Wil je dat niet, of juist wel? Zeg het en leg het vast.

Levering, annulering en ziekte

Spreek af wanneer je de foto's krijgt, hoeveel het er ongeveer zijn en in welk formaat. Vraag ook of je onbewerkte bestanden krijgt. Vaak is dat niet zo, en dat is goed om vooraf te weten.

Over annuleren: in de DuPho-voorwaarden betaal je als particulier bij annulering de al gemaakte kosten en het al verrichte werk. Andere fotografen hebben andere regels, dus lees wat er in jouw offerte staat. Ziekte van de fotograaf geldt in die voorwaarden als overmacht. De fotograaf mag zich dan in overleg met jou laten vervangen door een collega. Vraag wie dat zou zijn.

Stap 7: betalen en bedenktijd

Een fotograaf kan een aanbetaling vragen om je datum vast te houden. Voor producten mag een verkoper volgens de ACM-regels over betalen maximaal 50% vooruit vragen. De ACM noemt daar alleen producten. Voor diensten zoals een fotoshoot noemt die pagina geen maximum. Vraag dus vooraf hoeveel je aanbetaalt en wanneer de rest volgt.

En bedenktijd? Boek je online of telefonisch, dan noemt de ACM op de pagina over bedenktijd een termijn van 14 dagen. Maar de ACM noemt ook dat er geen bedenktijd geldt voor diensten waarvoor je een datum of periode afspreekt. Fotografie staat daar niet als voorbeeld bij. Ga er dus niet van uit dat je bedenktijd hebt, of juist niet. Vraag het de fotograaf en leg vast wat je samen afspreekt.

Stap 8: de dag zelf

Een goede voorbereiding maakt de dag ontspannen. Stuur de fotograaf een paar dagen vooraf een overzicht: tijden, adres, parkeren, wie er is en welke foto's je zeker wilt. Bij een bruiloft of evenement helpt een contactpersoon die de familie of de gasten kent. Zoek je nog iemand voor een feest of congres? Dan kun je gericht een evenementenfotograaf vinden.

Vind je het spannend om voor de camera te staan? Lees dan onze tips voor poseren. En vertrouw op de fotograaf. Die heeft dit vaker gedaan.

Stap 9: na de shoot

Je foto's zijn binnen. Nu nog een paar dingen:

• Bekijk ze snel. In de DuPho-voorwaarden moet je een klacht binnen 14 dagen na levering schriftelijk melden. Zie je iets wat niet klopt? Meld het op tijd.
• Maak een back-up. Zet je foto's op minstens twee plekken.
• Houd je aan de afspraken. Gebruik de foto's alleen waarvoor je dat hebt afgesproken, met naamsvermelding als dat is gevraagd.
• Laat iets van je horen. Een korte review of een bedankje helpt een fotograaf echt verder.

Zo wordt een fotograaf inhuren geen gok, maar een prettige samenwerking. Ben je er klaar voor? Plaats je opdracht en beschrijf wat je zoekt.